Suoritustietojen tallentaminen Koski-palveluun

• Oppilaitoksen ylläpitäjä päättää tarjota mahdollisuuden tietojen tallentamiseen valtakunnalliseen rekisteriin. 

• Oppilaitos on kuvannut koulutuksen osaamisperusteisesti ja opintojen laajuus on määritelty opintopisteinä. Kuvaus tehdään viemällä paikallinen opinto- tai kurssisuunnitelma Opetushallituksen ylläpitämään ePerusteet-palveluun. 

• Oppilaitos on suunnitellut kuvatun koulutuksen arviointikäytännöt. 

• Opiskelija antaa suostumuksen tiedon tallentamiseen koulutuksen alkaessa. Alaikäisen lapsen ollessa kyseessä, suostumuksen antaa lapsen huoltaja. 

• Oppilaitoksen ylläpitäjä arvioi opiskelijan osaamisen. Arviointi voidaan toteuttaa joko numeerisesti tai siten, että koulutus arvioidaan olevan joko hyväksytty tai hylätty. Mikäli arvioinnin tuloksena on hylätä opiskelijan suoritus, ei suoritustietoa tallenneta valtakunnalliseen tietovarantoon. 

Näiden edellytysten täyttyessä ja koulutuksen päätyttyä, oppilaitos siirtää tiedot osaksi Opetushallituksen ylläpitämää Opetuksen ja koulutuksen tietovarantoa[1]. Siirretyn tiedon osalta Opetushallitus ja oppilaitoksen ylläpitäjä ovat yhteisrekisterinpitäjiä. Opetushallitus määrää tarkemmin vapaan sivistystyön vapaatavoitteisen koulutuksen tietosisällöstä erillisellä määräyksellä. Oppilaitoksen ylläpitäjä vastaa yhteisrekisterinpitäjänä tiedon oikeellisuudesta sekä rekisteröidyn oikeudesta tietojen oikaisemiseen. 

Siirrettävä tietosisältö on yleispiirteiltään seuraava: 

• koulutuksen nimi ja koulutuksen laajuus opintopisteinä; 

• koulutuksen päättymispäivä; 

• osaamisen arviointi. 

Oppilaitoksen ylläpitäjän tallentaessa ensimmäistä kertaa opiskelijasta tietoja, tulee oppilaitoksen tallentaa oppijasta seuraavat henkilötiedot: 

• Sukunimi, etunimet 

• Henkilötunnus tai henkilölle, jolla ei ole suomalaista henkilötunnusta, oppijanumero 

Opiskelijalle muodostetaan em. tiedon tallentamisen yhteydessä oppijanumero, mikäli sitä ei entuudestaan ole. Oppijanumeron muodostamisessa opiskelijasta tallentuu oppijanumerorekisteriin[2] seuraavat tiedot: 

• nimi 

• oppijanumero 

• henkilötunnus (pelkkä oppijanumero, jos henkilöllä ei ole henkilötunnusta) 

• kansalaisuus 

• sukupuoli 

• äidinkieli 

• tarpeelliset yhteystiedot 

Opetushallituksen ylläpitämän oppijanumerorekisterin muut tiedot (4-7) täydentyvät henkilötunnuksellisille oppijoille automaattisesti väestötietojärjestelmästä. Henkilötunnuksettomalle oppilaitoksen ylläpitäjän tulee täydentää erikseen muut tiedot (4-7) oppijanumeroa luotaessa. Opetushallitus ohjeistaa oppilaitoksen ylläpitäjiä oppijanumeron luonnista henkilötunnuksettomalle oppijalle. 

Tietojen käyttötarkoitukset ja luovutuskäytännöt 

Vapaatavoitteisen koulutuksen suoritustietojen tallentamisella tavoitellaan opiskelijan edun toteutumista tekemällä osaaminen näkyväksi. Opetuksen ja koulutuksen tietovarantoon tallennetut vapaan sivistystyön vapaatavoitteisten koulutusten tiedot ovat ensisijaisesti vain opiskelijan tarkasteltavissa Oma Opintopolku ‑palvelussa. Opiskelija voi palvelua käyttämällä ja omalla suostumuksella jakaa tietovarannossa olevaa koulutustietoa kolmansille osapuolille, esimerkiksi oppilaitokselle, aiemmin suoritettujen opintojen hyväksilukua varten tai työnantajalle. Opiskelija jakaa tietojaan luomalla Oma Opintopolku -palvelussa linkin, jonka opiskelija voi lähettää valitsemalleen taholle, joka linkin aktivoituaan saa näkyviin ne tiedot, joihin opiskelija myöntää pääsyn. 

Opiskelijan lisäksi yllä mainittuja tietoja käsittelevät Opetushallitus sekä vapaan sivistystyön oppilaitoksen ylläpitäjä. Käsittely liittyy yhteisrekisterin ylläpitäjien tiedonhuollollisiin rekisterin ylläpitotehtäviin. Valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetussa laissa olevat luovutuspykälät on suljettu laissa pois. Joillakin viranomaisilla on kuitenkin tietyissä tilanteissa oikeus tietovarannossa oleviin tietoihin muun lainsäädännön nojalla. Näitä viranomaisia ovat esimerkiksi Tilastokeskus ja Kela. Tietosuoja-asetuksen mukaisesti opiskelijaa on informoitava hänen tietojensa käsittelystä. 

Tietojen säilytysaika 

Vapaan sivistystyön vapaatavoitteisen ja tutkintoon johtamattoman koulutuksen tiedot säilytetään Opetuksen ja koulutuksen tietovarannossa pysyvästi, ellei opiskelija käytä 21 artiklan mukaista oikeutta vastustaa tietojensa käsittelyä. Tämä tapahtuu esimerkiksi peruuttamalla annettu suostumus, jolloin yhteisrekisterinpitäjät eivät enää saisi käsitellä 9d §:n mukaisia tietoja, mikäli opiskelijalla on henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvä peruste. Alaikäisten rekisteröityjen osalta tietojen käsittelyä voi vastustaa myös lapsen huoltaja tai tämän laillinen edustaja.  

Ilmoituksen saatuaan Opetushallitus tutkii suostumuksen peruutuksen: onko suoritustietoa käytetty esimerkiksi hyväksiluvun perusteena, jolloin tietoa ei ole mahdollista poistaa täydellisesti, ja jos suoritustietoa ei ole jatkohyödynnetty, käynnistyy prosessi, jossa Opetushallitus poistaa tiedot rekisteristä sekä ilmoittaa suostumuksen peruuttamisesta oppilaitoksen ylläpitäjälle. Lisäksi oppilaitoksen ylläpitäjää ohjeistetaan toimenpiteistä, joita noudattamalla varmistetaan tiedon poistaminen omasta tietojärjestelmästä tai arkistosta. Vaikka suoritustiedot poistetaan valtakunnallisesta rekisteristä ja oppilaitoksen tietojärjestelmästä, tulee suostumus säilyttää ja siihen merkitä, että suostumus tietojen siirtämiseksi on peruttu. Suostumus säilytetään pysyvästi. 

Tilanteessa, jossa oppilaitoksen toiminta lakkaa siten, että rekisterinpitäjän tehtävät eivät siirry toiselle oikeushenkilölle, tulee lakkautuvan oppilaitoksen ylläpitäjän ilmoittaa suostumusten hallintavelvollisuuden siirtymisestä Opetushallitukselle osoitteeseen koski@opintopolku.fi ja pyytää tarvittava ohjeistus. 

Opiskelijan informointi suostumusta pyydettäessä 

Opiskelijan suostumus annetaan tiedot tallentavalle oppilaitoksen ylläpitäjälle koulutuksen alkaessa. Mikäli opiskelija on alaikäinen, suostumuksen antaa opiskelijan huoltaja. Oppilaitoksen ylläpitäjän on ennen suostumuksen antamista annettava opiskelijalle tietoa siitä, kuinka tietovarantoon tallennettuja tietoja voidaan käsitellä, luovuttaa ja säilyttää. Suostumuksesta tulee käydä ilmi, että se on annettu vapaaehtoisesti ja nimenomaisesti tietyn koulutuksen tietojen tallentamiseen. Henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista tulee kertoa, kun opiskelija ilmoittautuu koulutukseen tai viimeistään koulutuksen alkaessa oppilaitoksen ylläpitäjän tarkemmin ohjeistamalla tavalla.  

Suostumus koulutustietojen tallentamiseen tulee saada opiskelijalta kirjallisessa muodossa, joko paperilla tai sähköisenä. Paperille kirjatun suostumuksen antamisen yhteydessä tulee oppilaitoksen ylläpitäjän varmistaa suostumuksen antajan henkilöllisyys virallisesta asiakirjasta (passi tai henkilökortti). Mikäli suostumusta pyydetään digitaalisessa muodossa, tulee järjestelmään kirjautumisessa olla käytössä vahva ensitunnistautuminen tai vahvan tunnistautumisen menetelmä. Vaihtoehtoisesti oppilaitoksen ylläpitäjä voi sähköisessä ilmoittautumisjärjestelmässä vastaanottaa suostumuksen myös ilman vahvaa tunnistautumista, mikäli oppijan henkilöllisyys tarkistetaan koulutuksen alkamisen yhteydessä virallisesta henkilöllisyystodistuksesta ja näin varmistetaan suostumuksen antajan henkilöllisyys. 

Euroopan unionin tietosuojatyöryhmä on antanut ohjeistuksia suostumukseen perustuvan henkilötiedon[3] käsittelyyn. Vaikka oppilaitosten ylläpitäjien henkilötietojen käsittelyn käsittelyperusteena ei ole asetuksen 7 artiklan mukainen suostumus, vaan yleinen etu, voidaan 7 artiklasta annettuja ohjeistuksia hyödyntää suuntaa-antavina. 

Suostumusta pyydettäessä tulee kiinnittää huomiota seuraaviin seikkoihin ja huolehtia niiden toteutumisesta. 

• Suostumuksen antaminen täytyy olla vapaaehtoista. 

• Kuvaus suostumuksen perusteella tehdyistä toimenpiteistä tulee olla yksityiskohtaisesti ja selkeällä kielellä kuvattu. 

• Minimitiedot informointiin liittyen ovat: 

• Rekisterinpitäjien sekä tiedon käsittelijöiden nimeäminen 

• Suostumuksen perusteella tehdyn tiedonkäsittelyn tarkoitusten kuvaaminen 

• Kerätyn tiedon ja sen käsittelyn kuvaus 

• Selkeästi ilmaistu mahdollisuus perua suostumus milloin tahansa sekä suostumuksen perumisen toimenpiteen selkeä kuvaus 

• Kuvaus menettelyistä, joilla rekisterinpitäjät ilmoittavat suostumuksen antajalle mahdollisista tietovuodoista tai muista tietoturva- tai tietosuojaloukkauksista. 

Ylläpitäjän velvollisuutena on säilyttää opiskelijalta saatu suostumus pysyvästi. Oppija voi peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa. Ilmoitus suostumuksen peruuttamisesta tehdään Opetushallitukselle Oma Opintopolku -palvelussa. 

[1]https://opintopolku.fi/konfo/fi/sivu/koski-palvelun-tietosuojaseloste

[2] https://opintopolku.fi/konfo/fi/sivu/oppijanumerorekisterin-tietosuojaseloste/ 

[3] https://ec.europa.eu/newsroom/article29/item-detail.cfm?item_id=623051